GTD – Tres letras que han revolucionado mi organización profesional y personal
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GTD – Tres letras que han revolucionado mi organización profesional y personal

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¿Eres una persona organizada y productiva? Yo ahorra sí, pero no siempre ha sido el caso. Cuando era estudiante no tenía una buena organización. Solía olvidar de hacer cosas importantes y era bastante normal vivir el estrés de la última hora.

En cambio ahora soy una persona muy organizada y productiva ¿Quieres saber como? En este post voy a comentarte como lo conseguí con la metodología GTD.

Mi búsqueda de un sistema de organización

Cuando empecé a trabajar, me di cuenta rápidamente que tenía que aprender a organizarme para no verme superado por la carga de trabajo. Y fue todo un reto cuando, con 20 años, me encontré solo en una base vida en medio de Burkina Faso para construir una carretera ¿Quién ha dicho miedo?

Sylvain Arzo construyendo una carretera en Burkina Faso

Aquí estoy en mi carretera en Burkina Faso

Con el tiempo he probado distintas metodologías hasta convertirme en una persona bien organizada. Pero seguía sin conseguir tener una buena sensación de control. Tampoco avanzaba en todos mis proyectos. Por otro lado, notaba que cuando la presión aumentaba, olvidaba cosas importantes y esto me generaba estrés.

Esto cambió hace tres años, cuando me tope casi por casualidad con el libro de David Allen que se llama GTD (Getting Things Done) o Organízate con eficacia en español. Este libro me hacia la siguiente oferta que no pude rechazar:

" Reflexione por un momento sobre cómo sería su organización personal si ésta estuviera absolutamente bajo control, a todos los niveles y a todas horas. ¿Qué le parecería poder dedicar el ciento por ciento de su atención a lo que tuviera entre manos, a lo que eligiera, sin distracciones? […] Pues bien, eso es posible. Existe un modo de controlarlo todo, relajarse y hacer las cosas importantes con el mínimo esfuerzo, en todos los ámbitos de su vida y su trabajo."

Este libro supuso una verdadera revolución en mi sistema de organización profesional. Una vez probado en el trabajo, tardé muy poco en empezar a aplicarlo también a mi vida personal.

¿Qué es eso del GTD?

GTD es una metodología para conseguir avanzar en todos nuestros proyectos, sabiendo en cada momento lo que tenemos que hacer y eliminando la distracción o el estrés producido por lo que no estamos haciendo.

La mayoría de las veces, la razón por la que algo está en nuestra mente es que queremos que sea diferente de lo que es actualmente, y sin embargo no hemos aclarado el resultado deseado, no hemos decidido cuál es la próxima acción y tampoco hemos puesto recordatorios y acciones en un sistema fiable.

Para solucionar este problema, el GTD establece tres fundamentos:

1. Capturar todo fuera de la cabeza

Como te comenté en mi post en el que te recomiendo anotar todo, nuestra memoria no es infalible. Es muy frecuente recordar algo en algún momento en el que no podemos hacer nada al respecto. Y también no recordar algo cuando sí podemos o debemos hacerlo.

Cuando intentamos guardar todo en la cabeza, tenemos que hacer un esfuerzo constante para acordarnos de toda esta información. Además, nos hace vivir con la constante preocupación de olvidarnos algo importante y eso nos general estrés. 

El GTD se basa en capturar todas las cosas que puedan necesitar hacerse o tener utilidad, en un sistema de organización confiable fuera de la cabeza, para luego poder darle forma como proyectos, ideas...

2. Dividir los proyectos en pequeñas acciones

Para poder avanzar en todos nuestros proyectos, el GTD propone definir sistemáticamente la próxima pequeña acción a realizar.

Es habitual posponer el inicio de un proyecto porque nos viene grande y no sabemos por dónde cogerlo. Al definir la próxima pequeña acción siempre vamos avanzando, poco a poco.

¿Cómo se come un elefante? Bocado a bocado 😉

 3. Revisar y actualizar el sistema periódicamente

Para lograr tener una sensación de control y poder dejar de preocuparnos, necesitamos un sistema fiable y siempre actualizado. En caso contrario no podremos confiar en el y volveremos a guardar las cosas en nuestra cabeza.

Imaginemos que apunte una cita importante en mi agenda. Si no miro la agenda sistemáticamente y no me llegan avisos, entonces no podré dejar de preocuparme por olvidarme de la cita. Lo mismo pasa con las tareas. 

Para esto el GTD plantea 2 tipos de revisiones:

  • Revisión diaria para ver los compromisos en la agenda y las listas de acciones
  • Revisión semanal para tratar todo lo que se ha ido capturando a lo largo de la semana (notas, ideas, proyectos…). También sirve para ir organizando la semana siguiente, planteando las siguientes acciones para todos los proyectos en curso.

¿Cuáles son las 5 fases del método GTD?

El GTD permite llevar al día una lista de proyectos, entendiendo como proyecto cualquier resultado deseado que requiere más de una acción. En nuestro sistema pueden convivir proyectos pequeños como "Arreglar el coche" con proyectos grandes como "Empezar a meditar" o "Buscar un nuevo trabajo".

El flujo de trabajo que define el GTD tiene cinco fases para mantener el control de nuestro sistema y ser capaces de trabajar de la forma más eficiente posible:

Las 5 fases del método GTD

¿Por qué el GTD revolucionó mi sistema de organización?

Como te comentaba al inicio de este post, tuve que buscar la forma de mejorar mi organización cuando empecé a trabajar. Creo que en todos mis trabajos se me ha considerado como una persona organizada y productiva. Pero la aplicación del GTD ha revolucionado mi sistema de organización, tanto profesional como personal.

Aplico todo lo que te he indicado en los puntos anteriores, pero quiero indicarte lo que ha tenido un efecto más importante para mi:

  • Al anotarlo todo puedo sacar lo que guardaba antes en mi cabeza. Me permite tener una gran sensación de control, ser muy confiable y dejar de tener estrés. Casi todos los días apago el ordenador en el trabajo sabiendo que no se me olvida nada. Aunque eso no significa que haya podido hacer todo 😉
  • Mi lista de proyectos para algún día me permite guardar y dar forma a ideas que se hubieran perdido sino.
  • Al establecer sistemáticamente la próxima acción para cada uno de los proyectos que tengo en curso voy avanzando poco a poco en cada uno de ellos.
  • Me ha permitido mejorar las herramientas que uso para mi sistema de organización personal (agenda, bloc de notas y listas de tareas)
  • Cada mañana reviso mi agenda y las tareas que tengo asignadas. Me permite conocer los compromisos que he adquirido con otros y conmigo mismo.
  • La revisión semanal que hago tanto en el trabajo como a nivel personal me permite ir actualizando mi sistema, definiendo acciones para todos mis proyectos y dar forma a mis ideas.

¿Que resultados he conseguido con el GTD?

Cuando implanté el GTD en mi vida personal, empecé a cerrar algunas cuestiones que me preocupaban y ocupaban mucho espacio en mi cabeza. Y poco a poco me di cuenta que todos los proyectos que iniciaban se iban completando. Esto me llevo a iniciar nuevos proyectos para mejorar mi vida o dar forma a algunos de mis sueños, como por ejemplo:

  • Cambiar de trabajo
  • Montar este blog
  • Empezar a meditar
  • Retomar el buceo
  • Ir a tocar la guitarra en la clase de mi hija

Y solo es el principio…

Conclusiones

Por experiencia propia puedo asegurarte que la aplicación del GTD alivia la sensación de desborde, infunde confianza, y libera una gran cantidad de energía creativa.

Te permite retomar el control de tu día a día, para luego poder empezar a dedicar tu energía a dar forma a tus sueños.

Cuando aplicamos bien el GTD, podemos saber en todo momento lo que tenemos que hacer y lo que no. Esto reduce considerablemente las preocupaciones. Para mí ha sido, junto con la meditación, un elemento clave para reducir el estrés y tener la mente en paz.

Te dejo con una cita inspiradora y un consejo práctico.

Y recuerda ¡Decides tu vida si no quieres que otros decidan por ti!

¡Un abrazo! 

Sylvain

El secreto para salir adelante es comenzar. El secreto para comenzar es dividir las tareas complejas y abrumadoras en pequeñas tareas manejables, y luego comenzar con la primera. Mark Twain

Te toca a ti


Te propongo empezar haciendo una lista de todos tus asuntos pendientes, tanto pequeños como grandes. Por ejemplo, hacer deporte, organizar un viaje, reformar algo en casa, cambiar de trabajo, organizar una salida con mis hij@s, perder peso… 

Cuando hayas finalizado la lista, selecciona uno de estos proyectos que sea importante para ti y que lleves posponiendo desde hace mucho tiempo. Ahora dedica un par de minutos para establecer la siguiente pequeña acción para poder empezar a avanzar con este proyecto.

¿Has notado una sensación de alivio o de control al hacer este ejercicio? No dudes en compartirlo en los comentarios.

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Sobre el autor de este post Sylvain

Hola, me llamo Sylvain Arzo. Soy francés y vivo en Sevilla desde 2007. Escribo en este blog para compartir reflexiones y consejos prácticos para tener una vida con más sentido y menos estrés ¿Te interesa?

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