No uses tu cabeza para acordarte de las cosas importantes
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Anota las cosas importante fuera de la cabeza

No uses tu cabeza para acordarte de las cosas importantes

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Si eres como la mayoría de la gente que conozco, pasas mucho tiempo repitiendo preguntas como ¿Cómo se llamaba este restaurante que me recomendaron? ¿Qué día tenía la cita en el médico? ¿Como se llamaba la empresa que vino a arreglarme la antena de la TV? ¿Cuándo fue la última vez que me cambiaron el aceite del coche? ¿Qué es lo que tenía que comentar con mi jefe?

Este tipo de preguntas nos la hacemos cuando intentamos almacenar toda la información en nuestra cabeza. Así lo hacía yo también hasta hace unos años cuando me di cuenta que todo esto me generaba estrés.

En este post te voy a explicar porqué no te recomiendo confiar en tu cabeza para recordar las cosas importantes. También te voy a explicar el sistema que uso para tener un control de toda esta información sin estrés.

¿Por qué voy a tener más estrés si intento guardar todo en la cabeza?

Nuestra memoria no es infalible. Tenemos que hacer un esfuerzo constante para acordarnos de toda la información (citas, notas, tareas...). Además, nos hace vivir con la constante preocupación de olvidarnos algo importante. De hecho ocurre a menudo, como no puede ser de otra manera.

Por otro lado, si se nos olvidan cosas, corremos el riesgo de no cumplir con algunos compromisos. Te pongo un ejemplo muy simple: mi hija Candela me pide que le compre un cuaderno después del trabajo porque lo necesita para el cole al día siguiente. Si le digo que sí, pero no lo apunto, entonces voy a tenerlo en la cabeza durante todo el día. En cualquier momento del día voy a pensar "Tengo que acordarme de comprar el cuaderno". Si tengo un día complicado en el trabajo es posible que al salir piense "Tenía que acordarme de algo pero ¿Qué era?" O lo más probable es que ni siquiera tenga este tipo de pensamiento. Al llegar a casa, Candela me está esperando, y lo primero que me pregunta es si tienes su cuaderno (ella no se ha olvidado). Frustración… Acabas de romper uno de tus compromisos.

Cuando descubrí que esto me generaba estrés y que me hacía menos confiable en mis compromisos, decidí buscar alguna solución. En ese proceso me tope con algunos artículos que explicaban que nuestro cerebro no está hecho para guardar tanta información en nuestra memoria a corto plazo. A partir del momento en que intentamos recordar varias cosas a la vez, estamos generando un conflicto en nuestro celebro. Esto se traduce en estrés para nosotros. 

Hoy en día, cualquier persona ordinaria intenta guardar en su cabeza decenas de cuestiones, todos los días. Lo curioso en todo esto es que en el fondo sabemos que nuestra memoria no es infalible. Por eso nos repetimos muchas veces al día frases como "Tengo que acordarme de…". Un consumo de energía inútil.

Mi sistema para sacar toda la información de mi cabeza

Entre todas mis fuentes de inspiración, estoy especialmente agradecido con David Allen y su libro "Organízate con eficacia" (Getting Things Done GTD en inglés). En este libro explica como el hecho de anotar todo nos permite reducir el nivel de estrés.

Con esta idea en la cabeza, y anotada 😉 empecé a hacer pruebas para establecer mi pequeño "sistema". Me permite tener un control sobre toda esta información, sin tener que guardar nada en mi cabeza ¡Alivio garantizado!

Todo lo que te voy a contar se puede hacer en papel. Usando agenda, bloc de notas, listas… Como vivimos en una época en la que es más fácil encontrar un teléfono móvil que un bolígrafo, he decidido usar unas aplicaciones. Así tengo también la ventaja de tener toda esta información siempre conmigo, por si la necesito. En cualquier caso, si prefieres anotar todo en papel es igual de válido, con la condición de que tengas siempre a mano tu bloc de notas.

Ahora te cuento de forma muy resumida como lo tengo por si te animas a probarlo. En próximos posts te iré dando más detalles.

1- Un calendario para todas mis citas

Uso un calendario para apuntar todas mis citas y recordatorios nada más conocerlos (citas, cumpleaños, viajes, formación…). A nivel personal uso Google Calendar. Además de ser gratis es muy sencilla y práctica.

Ahora que me he acostumbrado a apuntar todo de forma sistemática, puedo consultar mis compromisos cada día con una rápida mirada al móvil. Además, Google Calendar permite visualizar varios calendarios, así que es muy cómodo para compartir, por ejemplo las citas familiares. Yo tengo mi calendario personal y otro con mi mujer donde apuntamos todos nuestros compromisos. De esta forma, si ella concierta por ejemplo una cita al médico para uno de nuestros niños la veo también en mi calendario. Se acaban los ¿Pero no te acuerdas que te dije la semana pasada que tenías que llevar a Diego al dentista? 😉

En el trabajo uso el calendario de Outlook. Es más práctico para tener todo sincronizado en una misma plataforma (correo, agenda, notas…)

2- Varias listas de tareas

Anoto todas mis tareas (por ejemplo comprar un cuaderno para Candela) en distintas listas según el contexto (en casa, de camino al trabajo, llamadas…). Existen muchas aplicaciones para la gestión de tareas, cada una con sus ventajas e inconvenientes. He probado algunas aplicaciones como Remember the milk o Wunderlist pero desde hace unos años uso Todoist. Estoy muy contento con esta aplicación sencilla pero muy completa. La versión básica es gratuita y permite gestionar las tareas con todas las funcionalidades imprescindibles.

En el trabajo uso el gestor de tareas de Outlook. Es mi herramienta de trabajo para saber las tareas que tengo pendientes en mis distintos proyectos y definir las prioridades. Me viene genial porque está conectada con el correo y el bloc de notas.

3- Varios bloc de notas para todas mis anotaciones e ideas

Aparte de las citas y tareas hay mucha información que tengo que recordar y para eso uso blocs de notas. Tengo todo tipo de notas: ideas, proyectos, recetas de cocina, fotos de facturas con garantías, historial médico, ideas de escapadas, actividades para los niños, prepuestos para una reforma... Como puedes ver lo uso como un cerebro externo.

En mi caso uso la aplicación OneNote. Es completamente gratuita y sincroniza todas mis notas en el móvil, tablet y ordenador.  También he usado Evernote durante años y funciona fenomenal, con unas funcionalidades muy similares. Personalmente, decidí usar OnNote porque es la misma que uso en el trabajo. Así, no tengo que aprender a manejar 2 aplicaciones distintas.

Conclusión:

La idea principal que quiero transmitirte en este post, es que no guardes toda la información en tu cabeza. Es una fuente de estrés y te consume mucha energía. Además, te hace menos confiable con tus compromisos.

Para mejorar este aspecto de tu vida solo necesitas una agenda, unas listas de tareas y unos blocs de notas.

Espero que te sirva y que te animes a probarlo. Te dejo con una cita inspiradora y un consejo práctico.

¡Un abrazo!

Sylvain

No hay razón para tener el mismo pensamiento dos veces, a menos que te guste tener ese pensamiento. David Allen

Te toca a ti


Me imagino que ya tendrás alguna forma de gestionar tu información pero poca gente tiene un "sistema" completo (agenda, lista de tareas y bloc de notas).

Si después de la lectura de este blog piensas que te falta uno de estos 3 aspectos del sistema, te invito a probar las aplicaciones que te he indicado u otras similares. También puedes hacerlo en papel si te resulta más cómodo.

Lo importante es tener todo medianamente controlado para mejorar tu vida y tener menos estrés.

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Sobre el autor de este post Sylvain

Hola, me llamo Sylvain Arzo. Soy francés y vivo en Sevilla desde 2007. Escribo en este blog para compartir reflexiones y consejos prácticos para tener una vida con más sentido y menos estrés ¿Te interesa?

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