¿Cómo gestionar tareas con Todoist?

Un gestor de tareas te aportará los siguientes beneficios:

• Poder consultar las tareas pendientes en el momento oportuno y dejar de perder tiempo buscando información. Recuerda: el tiempo es un recurso limitado ¡No lo malgastes!
• Avanzar en tus proyectos de vida: Si has leído mi artículo sobre el método GTD, sabrás que la consecución de cualquier proyecto se hace a través de la definición de pequeñas acciones hasta alcanzar el objetivo marcado. Una buena gestión de tareas te permitirá avanzar en estas acciones y en tus proyectos.
• Tener menos estrés por la preocupación de olvidar algunas tareas importantes. Si quieres saber más sobre esta cuestión, te recomiendo leer mi artículo "No uses tu cabeza para acordarte de las cosas importantes".

¿Por qué usar una aplicación como Todoist para gestionar las tareas?

La gestión de tareas se puede llevar en papel o a través de una aplicación. Cada uno tiene que encontrar la forma que más se adapte a sus necesidades. Yo he probado las dos y tengo claro algunas ventajas de usar una aplicación frente a la gestión de tareas en papel o en una agenda:

• Si usas la aplicación en el móvil, tendrás toda la información siempre contigo. Esto resulta muy útil, tanto para anotar cualquier nueva tarea, como para ver las tareas pendientes en todas circunstancias.
• La aplicación se sincroniza en el móvil y en el ordenador. Esto permite trabajar con la misma información en cualquier dispositivo.
• Te da una mayor flexibilidad para replanificar o modificar las tareas con un simple clic.

En cualquier caso, si usas el papel y te funciona bien ¡No cambies nada! 

En cuanto a la elección de Todoist o de otra aplicación, diría que es lo de menos. Existen muchas aplicaciones para gestionar tareas. He probado varias y es probable que cambie de nuevo en el futuro. Pero llevo tres años usando Todoist y lo que tengo claro es que es muy completa, sencilla, intuitiva y gratuita (en su versión básica). Además es una de las aplicaciones más usada en el mundo, por algo será 😉

¿Qué elementos incluye la aplicación Todoist?

Como vamos a ver, la aplicación Todoist es muy sencilla. Tiene los siguientes elementos:

¿Cómo configurar la aplicación Todoist?

Puedes empezar a utilizar la aplicación Todoist sin ningún tipo de configuración previa, creando tareas en la bandeja de entrada, con o sin fecha. Pero para un uso un poco estructurado te recomiendo empezar creando proyectos. Los proyectos serían todos los asuntos que tienes que gestionar y que requieren de más de una tarea. Los proyectos pueden ser muy variados. Te pongo a modo de ejemplo algunos de los proyectos que he ido creando y gestionando en Todoist:

• Solucionar los problemas de celos de mi hija.
• Hacer un curso de Mindfulness MBSR.
• Crear un blog de turismo de Sevilla.
• Solucionar el dolor de cadera.
• Empezar a correr.
• Instalar tarima en la casa.
• Organizar las vacaciones a Francia.

Si optas por la versión de pago, puedes configurar también las etiquetas. Cómo comenté antes, las etiquetas permiten consultar las tareas oportunas en el momento o contexto oportuno. De nada sirve ver la tarea "arreglar el grifo" cuando no estoy en casa, o la tarea "comprar sellos" cuando estoy en el trabajo. Lo que me interesa es ver solamente las tareas que puedo hacer en un momento determinado.

¿Cómo usar la aplicación Todoist?

En el día a día la aplicación sirve para crear nuevas tareas, consultar las tareas pendientes y completarlas cuando las tengamos hechas. Y todo esto se hace de una forma muy sencilla:

• Crear una nueva tarea: con el botón "Añadir tarea" podemos crear una tarea. Si no estamos en un proyecto específico, la tarea se creará en la "Bandeja de entrada". En cambio si la creamos dentro de un proyecto, se asignará directamente a ese proyecto. Como comenté antes, la tarea se puede crear sólo con la descripción, pero también tenemos la opción de añadir: fecha fin, prioridad, etiqueta, recordatorio.

• Consultar las tareas pendientes: existe distintas formas de consultar las tareas:
  • Las tareas que tienen fecha, se pueden consultar en las vistas "Hoy" y "Próximos 7 días"
  • Las demás tareas se pueden consultar desde cada uno de los proyectos y también desde los menús de etiquetas y filtros.
• Completar las tareas terminadas: tan simple como un clic en el ordenador o deslizar el dedo en el móvil.

Ejemplo de uso de Todoist

Para hacerlo un poco más práctico, voy a incluir un pequeño ejemplo de uso de la aplicación Todoist para gestionar tareas en el día a día.

Primero vamos a crear una pequeña estructura de proyectos:

Luego creamos tareas dentro de cada proyecto, con fechas cuando sea necesario y con etiquetas (en el ejemplo: "móvil", "llamada", "ordenador", "casa" y "compra").

Una vez creadas las tareas podemos consultarlas por fecha:

También se pueden consultar por etiqueta. Por ejemplo, si voy a subirme al coche con el mano libre, puedo mirar las llamadas que tengo que hacer con la etiqueta "llamada". 

¡Así de simple y de potente!

Algunas funcionalidades extra de Todoist

Además de lo que ya he comentado, Todoist tiene otras funcionalidades interesantes:

• Reconocimiento inteligente de fechas: la aplicación reconoce automáticamente las fechas que se indican en la descripción de la acción. Por ejemplo si creo una tarea "Hacer reserva hoy", me creará una tarea "Hacer reserva" con fecha "Hoy". De la misma forma, si pongo "cada lunes" me repetirá la tarea cada lunes. Es una opción muy potente.
• Sincronización con Google Calendar: si como yo usas Google Calendar, te interesará poder consultar tus tareas con fechas directamente en el calendario. Se puede hacer con una sencilla integración, siguiendo los pasos indicados en este artículo del blog de Todoist.
• Compartir proyectos con otras personas: Todoist permite compartir proyectos con otras personas para gestionarlos en común.
• Estadísticas de productividad: la aplicación permite configurar objetivos de número de tareas a completar por día o por semana, para recibir mensajes de ánimo. No lo uso, pero puede servir de pequeña recompensa para animarse al principio. Por otro lado, te envían cada año un informe con estadísticas sobre tu productividad a lo largo del año.

Conclusiones

Como habrás podido apreciar, es muy sencillo usar Todoist para la gestión de tus tareas. Permite mantener el control sobre todo lo que tienes que hacer y avanzar en los que quieres hacer.

Es una herramienta clave de mi sistema de organización personal, junto con mi calendario en Google Calendar y mis bloc de notas con OneNote.

Y hora, si decides mejorar tu organización personal, te animo a poner a prueba tu situación actual con un sencillo test. Además, por el simple hecho de contestar te llevarás un regalo 🎁.