El tiempo es un recurso limitado ¡No lo malgastes!

¿Te falta tiempo para hacer lo que te gustaría con tu vida? Hoy en día, la falta de tiempo es la excusa más común para justificar cualquier cosa que no podemos hacer. Cuando prestamos atención a nuestras conversaciones nos damos cuenta que damos al tiempo una importancia de primer orden. "Es que no tengo tiempo para…"

• Jugar con mis hijos

• Estar con mi familia
• Aprender a organizarme
• Avanzar en mis proyectos profesionales
• Hacer ejercicios
• Comer bien
• Viajar
• Andar despacio
• Reflexionar sobre lo que me gustaría hacer con mi vida
• Simplemente pensar

Si el tiempo nos limita tanto en la vida (a veces sólo es una excusa), deberíamos dedicar mucho más esfuerzos para aprender a gestionarlo mejor. La administración del tiempo es tan importante que creo que debería ser una asignatura obligatoria en la escuela. Por desgracia, mucha gente no ha tenido la oportunidad de tener una formación o de leer un libro sobre gestión del tiempo.

El principal objetivo de este post es darte la información básica sobre administración del tiempo para que puedas empezar a sacarle mayor provecho en tu vida.

Pero antes de entrar en material, quiero invitarte a poner a prueba tu actual gestión del tiempo con un sencillo test. Además, por el simple hecho de contestar te llevarás un regalo 🎁.

Mucha gente derrocha los días de esta bolsa como si no fuera a acabar nunca. Nos damos incluso el lujo de desear que el tiempo pase de prisa:

• Empezamos el lunes esperando al viernes
• Arrancamos enero esperando a que llegue el verano
• Trabajamos esperando la jubilación
• Queremos que el bebé crezca para empezar a dormir mejor

Parece que no somos conscientes, o que no queremos ver, que nuestra bolsa es limitada. Deberíamos valorar mucho más cada uno de los días antes de sacarlo de la bolsa. Es como cuando un niño tiene una bolsa llena de chucherías. Se pone a comerlas sin contar, engullendo sin saborear, hasta que solo queden unas pocas en la bolsa. Entonces empieza a disfrutar cada caramelo como si fuera el último.

Creo que estamos engullendo los días de nuestra vida.

El tiempo es el que es, y todos tenemos las mismas 24 horas al día. Pero está claro que no todos hacemos lo mismo con este tiempo. Algunos hacen cosas grandiosas con estas 24 horas y otros simplemente esperan a que pasen, sin pena ni gloria. La principal diferencia entre unos y otros reside en la gestión de las prioridades.

Gestionar las prioridades

Si observamos lo que hacemos cada día, nos daremos cuenta de que dedicamos mucho tiempo a cosas de poca importancia y un tiempo limitado a las cosas que verdaderamente sí la tienen. ¿Tiene sentido pasar más tiempo organizando las vacaciones que reflexionando sobre el rumbo a dar a nuestra vida? 

Si no tienes claro que dedicamos mucho tiempo a cosas insignificantes, te traigo unas cifras que son cuanto menos sorprendentes. En España, nos pasamos una media de tres horas diarias delante de la televisión, y un tiempo parecido conectados al móvil o a la Tablet. De estas tres horas, dos las dedicamos a navegar por las redes sociales. ¡Seis horas al día! Y sólo es un ejemplo de lo que llamamos los ladrones de tiempo.

Vale, vale... ya tengo claro que dedico mucho tiempo a cosas que no son importantes pero ¿Qué es lo importante?

Aquí empieza lo difícil, porque la respuesta a esta pregunta es única para cada uno. No existe una receta a aplicar en todos los casos. Las cosas importantes para cada uno son las que le permite avanzar hacía sus sueños. 

¿Mis sueños? Ofú… Esto se está complicando todavía más.

Cada persona debería reflexionar para saber adónde quiere llevar su vida a medio y largo plazo. Marcar el rumbo, y luego establecer objetivos a corto plazo para avanzar en esa dirección. A partir de este momento, todo lo que me permite avanzar hacía estos objetivos es lo importante para mí.

La matriz de importancia urgencia

Como no tenemos claro cuáles son nuestras prioridades, solemos dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a las urgencias o a las prioridades de otros.

Para entender este concepto nos puede ayudar pintar una matriz de importancia vs urgencia.

Esta matriz de gestión del tiempo fue creada por Eisenhower y popularizada por Stephen Covey en su libro "Los siete hábitos de la gente altamente efectiva". Tiene 4 cuadrantes para organizar nuestras tareas acorde a las características de cada una de ellas:

• El cuadrante 1 es urgente e importante. Este cuadrante es el de las cosas que tienen mucha importancia y que reclaman atención inmediata. Ahí están las crisis o problemas. Algunos ejemplos: una enfermedad, una crisis de pareja, una reunión crítica, atender a un bebé que llora, una avería del coche, una discusión con tu hija… Es normal dedicar parte de nuestro tiempo al cuadrante 1 pero si nos centramos demasiado en este cuadrante entonces nos dedicamos a apagar fuegos. El cuadrante 1 agota y estresa. 
• El cuadrante 2 no es urgente, pero sí importante. Este es el cuadrante en el cual se centran la mayoría de las personas que consiguen grandes resultados en su vida. Es la clave de la administración del tiempo. En este cuadrante entran actividades como: establecer una visión de vida, planificar un proyecto profesional, reforzar las relaciones con la familia y los amigos, hacer ejercicios para conservar una buena salud, comer sano, aprender a administrar el tiempo… todas esas cosas que sabemos que hay que hacer, pero que solemos eludir, porque no son urgentes.
• El cuadrante 3 es urgente pero no importante. Cuando nos dedicamos a este cuadrante reaccionamos ante las cosas urgentes, suponiendo que también son importantes. Pero la realidad es que la urgencia de esas cuestiones se basa a menudo en las prioridades y expectativas de otros. Algunos ejemplos: responder al email, contestar a ciertas llamadas, ayudar a un compañero para sacar su proyecto…
• El cuadrante 4 no es urgente y tampoco importante. Es el cuadrante de la pérdida de tiempo por definición. En este cuadrante encajan actividades como el exceso de TV, whatsapp, facebook, candy crush… Estas actividades son las que nos dan una satisfacción inmediatas. Son como caramelos.

¿A que cuadrante dedicamos el tiempo?

Todos podemos hacer un pequeño ejercicio para saber cuál es el reparto de nuestro tiempo entre los distintos cuadrantes.

No te sorprendas si te sale un reparto así:

Dedicas mucho tiempo a los cuadrantes 3 y 4 de las cosas no importantes. Esto pasa si no tienes claro lo que es importante para ti. Al final estás haciendo cosas importantes o urgentes para otros.

Dedicas parte de tu tiempo a gestionar crisis y esto te deja demasiado agotado para dedicar tiempo a planificar y anticipar los problemas. Eso a su vez te va a llevar a tener más problemas. Es un círculo vicioso que desencadena más crisis y estrés.

Para romper con este círculo vicioso es necesario dedicar más tiempo al cuadrante 2: aquello que es importante pero no es urgente. Esto hará que las tareas del cuadrante 1 disminuyan.

Para dedicar tiempo al cuadrante 2 debemos quitarle tiempo a los cuadrantes 3 y 4. El cuadrante 4 es totalmente inútil y el cuadrante 3 tampoco tiene mucho valor, excepto para otras personas. Para eso debemos aprender a decir no, o a delegar tareas.

Al decir no a los cuadrantes 3 y 4 estamos diciendo sí al cuadrante 2. Y cuando esto ocurre el cuadrante 1 se hace cada vez menor.

Reservar tiempo para lo que es importante

Todos los días deberíamos reservar un tiempo para realizar por lo menos una tarea importante, una tarea que nos ayudará a avanzar en el camino que nos hemos marcado. Nuestra vida es la suma de todos nuestros días, así que si hacemos algo importante cada día, haremos cosas importantes con nuestra vida.

Si reservamos un tiempo para las cosas importantes, el resto de cosas irá encajando en el tiempo que queda.

Sé que vuestro tiempo es oro, pero si tenéis 12 minutos antes de leer las conclusiones de este post, os recomiendo este vídeo de Stephen Covey. Ilustra muy bien lo que os he comentado. Me enseñaron este vídeo en un curso que hice hace muchos años y se me quedó grabado. No por la calidad audiovisual (es bastante antiguo) pero sí por el mensaje... y por el estilo retro del público 😉

Conclusiones

La vida son 30.000 días así que no puedes darte el lujo de desperdiciar tu tiempo. Lo primero es saber lo que es importante para ti y para eso te ayudaría tener una visión personal a medio-largo plazo. Cuando tengas claro tus prioridades, empieza a administrar tu tiempo para centrarte en lo importante y no urgente. Solo así podrás avanzar a buen ritmo por tu camino.

Y una cosa muy importante: no dejes para más adelante las cosas que son importante para ti.

Te dejo con una cita inspiradora y un consejo práctico.

Y recuerda ¡Decides tu vida si no quieres que otros decidan por ti!

¡Un abrazo! 

Sylvain

La mala noticia es que el tiempo vuela, la buena es que tú eres el piloto. Michael Altshuler