¿Sabes los compromisos y eventos que tienes para hoy? ¿Para esta semana? ¿Para lo que queda de año? Si tienes un calendario y lo actualizas en continuo, seguro que sí. En cambio, estas preguntas pueden ser más difíciles de responder si no anotas sistemáticamente tus citas.
Considero que una agenda bien actualizada es lo primero que deberías implantar para mejorar tu organización. Es muy sencillo hacerlo, y te evitará fallar a tus compromisos. También te ayudará a reducir el estrés de última hora porque no te acordabas de una cita o porque dijiste que si a dos planes para el mismo fin de semana.
En este post te voy a comentar cómo una aplicación tan sencilla como Google Calendar puede suponer una pequeña revolución en tu organización personal.
¿Por qué tener una agenda?
Como ya te he comentado, un buen sistema de organización personal debería contar con:
- Una agenda para las citas.
- Un gestor de tareas.
- Un bloc de notas para guardar el resto de información importante.
Una agenda te aportará los siguientes beneficios:
- Poder consultar tus citas y compromisos en cualquier momento.
- Poder confirmar tu disponibilidad antes de comprometerte a algo nuevo.
- Recibir avisos automáticos para dejar de olvidar las citas importantes.
- Tener menos estrés por la preocupación de olvidar una cita importante. Si quieres saber más sobre esta cuestión, te recomiendo leer mi artículo "No uses tu cabeza para acordarte de las cosas importantes".
Consejos para hacer una buena gestión de la agenda
Una agenda es una herramienta muy sencilla, pero no siempre se usa adecuadamente. Conviene recordar algunas buenas prácticas:
- Anota cada cita o compromiso en el mismo momento en el que lo tomas ¿Acabas de decir que te apuntas a la fiesta que organiza uno de tus amigos? Anótelo en tu agenda ¿El dentista te da tu próxima cita? Anótelo en tu agenda ¿Has reservado un fin de semana? Anótelo en tu agenda. No lo dejes para más adelante, te arriesgas a olvidarlo.
- Reserva la agenda exclusivamente para las cosas que tienen una fecha clara. No la uses para anotar las tareas que tu gustaría hacer un día determinado. La agenda debería ser un fiel reflejo de lo que tiene que entrar, sí o sí, en tu día.
- Revísela con la periodicidad que necesites para acordarte de tus compromisos. Personalmente, la miro cada mañana antes de empezar a trabajar.
¿Por qué usar una aplicación como Google Calendar?
Al igual que te comenté en mi artículo sobre la Gestión de tareas con Todoist, la principal ventaja de usar una aplicación para tu agenda, en vez de hacerlo en papel, es que puedes consultar tus citas y compromisos en cualquier momento.
Aun así, a mucha gente le gusta tener una agenda en papel y, por supuesto, es igual de válido.
Yo uso dos aplicaciones: el calendario de Outlook a nivel profesional y Google Calendar para mi organización personal. Elegí Google Calendar porque es gratuita, completa y muy sencilla. Además, es una de las más usadas, por lo cual muchas otras aplicaciones han desarrollado integraciones que permiten guardar los eventos directamente en tu agenda (reserva de hoteles y aviones, cita con el médico…).
También ofrece la opción de integrarse con otras aplicaciones como Todoist para la gestión de tareas. Para más información, puedes leer este artículo del blog de Todoist.
¿Cómo usar la aplicación Google Calendar?
Hay poco que decir sobre Google Calendar porque es una aplicación muy sencilla de usar. Voy a hacer un breve repaso de las principales funcionalidades que deberías conocer si empiezas de cero.
1- Crear calendarios
Lo primero para empezar a usar Google Calendar es crear un calendario desde la opción "Añadir otros calendarios".
La aplicación permite tener varios calendarios. Esto es interesante, por ejemplo, si quieres usarla para gestionar tu agenda personal y profesional.
También tienes la opción de importar calendarios de interés, como por ejemplo los días festivos, los cumpleaños de tus contactos…Puedes hacerlo desde el mismo botón "Añadir otros calendarios", con la opción "Explorar calendarios de intereses".
Una vez creados tus calendarios, puedes asociar un color a cada uno para distinguir fácilmente las citas de cada calendario.
2- Compartir calendarios
Una función muy interesante de Google Calendar es que te permite compartir un calendario con otras personas. Es lo que usamos con mi mujer para nuestro calendario familiar. De esta forma tenemos un sitio en común para anotar todos los compromisos familiares. Y todas las madres y padres saben que la organización y la logística familiar es una de las grandes asignaturas pendientes 😉 Con este calendario nos evitamos cualquier comentario del tipo "Ya te había dicho que la cita del niño era a las 18h" o "¿Cómo que no te acordabas que habíamos quedado hoy para cenar con mis compañeros del trabajo?"
Para compartir un calendario, tienes que abrir Google Calendar con un ordenador porque no se puede hacer desde la aplicación. En la barra lateral izquierdo con tus calendarios, tienes que ir a las opciones de un calendario concreto y añadir las direcciones correspondientes en "Compartir con determinadas personas". La persona añadida verá automáticamente este calendario dentro de su Google Calendar.
3- Establecer recordatorios para cada calendario
Para asegurarte de que no se te olvide ninguna cita, puedes configurar recordatorios en cada uno de tus calendarios. De esta forma, se te enviará un correo electrónico según las opciones que hayas configurado en la misma sección que para compartir.
4- Decidir los calendarios que quieres ver
Google Calendar te permite elegir en cada momento los calendarios que quieres ver. Se puede hacer simplemente marcando o desmarcando la casilla correspondiente a cada uno de los calendarios activos.
5- Elegir el tipo de vista
Una vez hayas completado los puntos anteriores, sólo te queda elegir el tipo de vista que quieres usar para ver tus calendarios: día, semana, mes, etc
6- Crear eventos
Ya lo tienes todo configurado. Ahora puedes crear tus primeros eventos, simplemente con una descripción, la fecha y la hora. También puedes incluir otra información adicional como: ubicación, descripción, adjunto, etc
Conclusiones
Como habrás podido apreciar, Google Calendar es una aplicación muy sencilla, pero que ofrece todas las opciones necesarias para una gestión muy completa de tu agenda. Te permite tener el control sobre todos tus compromisos y citas.
Es una herramienta clave de mi sistema de organización personal, junto con mi gestor de tareas y mis bloc de notas con OneNote.
Te dejo con una cita inspiradora y un consejo práctico. La cita es mía 😉
Y recuerda ¡Decides tu vida si no quieres que otros decidan por ti!
¡Un abrazo!
Sylvain
Una agenda bien organizada permite atender sin estrés todos los compromisos de cada día. Sylvain
Te toca a ti
Si no tienes todavía un sistema que te gusta para la gestión de tu agenda, te recomiendo probar Google Calendar. Puedes configurarla en tan solo unos minutos y empezar a anotar tus citas y compromiso. Si no lo hacías hasta ahora, te acostumbrarás poco a poco a abrir tu agenda cada vez que te comprometas o conciertes una cita.
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