¿Cómo organizar las tareas de la casa en familia con un tablón Kanban?

Escribo este artículo en medio de la cuarentena por la crisis del coronavirus COVID-19, y lo hago para compartir con las familias una forma distinta de organizar las tareas de la casa.

Si ya has leído algunos de mis artículos sobre productividad personal, sabrás que considero que la organización es una de los 3 pilares de la reducción del estrés. En este momento, más que nunca, estamos todos en casa y la situación necesita de la implicación de toda la familia para poder gestionar las tareas del hogar con el menor estrés posible.

Después de la primera quincena, me imagino que habrás definido algunas rutinas y que tendrás una lista de tareas para la cuarentena. Lo que pasa es que con una simple lista es bastante complicado conocer las prioridades, saber quién hace qué…

Para eso, he decidido adaptar la metodología Kanban que uso a nivel profesional, pero esta vez para organizar todas las tareas de la casa, implicando a mis hij@s a modo de juego. Ellos están encantados y nosotros también 😉

Ahora te cuento cómo hacerlo de forma muy sencilla si decides darle una oportunidad.

¿Qué es la metodología Kanban?

Como he trabajado muchos años como responsable de mejora continua, me apetece explicarte de dónde viene esta metodología. Si quieres ir al grano, puedes pasar directamente al siguiente punto 😉

Actualmente, el Kanban forma parte de las metodologías ágiles que se están implantando en la mayoría de las empresas para gestionar los proyectos de forma  flexible, colaborativa, visual…

La metodología es muy sencilla y consiste en un tablón visual con varias columnas en el cual vamos colocando y moviendo tarjetas con las tareas a realizar. Cada columna corresponde a uno de los estados en los que puede estar una tarea, generalmente: pendiente, en curso y terminado.

¿Cómo organizarse en casa con los niños gracias al Kanban?

Ahora que te he explicado la teoría y el uso que se le da al Kanban en el ámbito profesional, te explico cómo se puede aplicar a nivel personal.

En general, tenemos MUCHAS tareas que hacer en casa. Desde tareas repetitivas como: poner lavadora, tender la ropa, barrer, fregar, preparar la comida… hasta tareas más puntuales como: arreglar algo, hacer una gran limpieza en una habitación, limpiar el frigo a fondo…

Todas estas tareas necesitan un tiempo y una prioridad. Si hacemos una lista plana de todas las tareas e intentamos gestionarlas directamente así, es posible que nos veamos abrumados por la gran cantidad de cosas que hacer, sin saber a qué meterle mano primero. A parte, creo que es mucho más complicado implicar realmente a los niñ@s si no se hace cómo un juego. Al final, puedes terminar haciendo todas las tareas tu solo, a salto de mata, sin tener claro si lo que estás haciendo es lo correcto.

Para esto, lo que te planteo es gestionarlo de una forma parecida a cómo se gestionan los equipos de trabajo en las empresas que aplican las metodologías ágiles. Para eso vamos a preparar un tablón Kanban con este formato:

Los pasos son los siguientes:

1. Preparar un tablón con las siguientes columnas: pendiente, en curso, terminado.
2. Dividir la columna "en curso" en varias líneas. Una para cada miembro de la familia.
3. Poner en la columna "pendiente" post-it o imanes (si los haces con un tablón magnético) con todo lo que tienes que hacer.
4. Cada día, decidir cuáles son las tareas prioritarias y asignarlas a cada persona en su fila de la columna "en curso".
5. Cada persona realiza su tarea hasta llevarla a la columna "terminado".

Hasta aquí todo bien, pero quizás te estés preguntando ¿y dónde está el juego para los niñ@s? Eso es precisamente lo que te explico en el siguiente punto 😉

Ejemplo de organización colaborativa de las tareas del hogar con los niños

Aquí te voy a explicar el "juego" que hemos establecido con mi familia para organizarnos mejor durante la cuarentena del coronavirus.

Lo primero que hemos hecho es preparar un tablón, tal y como te comentaba en el punto anterior. En nuestro caso, lo hemos hecho con material de recuperación porque es lo que teníamos a mano. Hemos cogido una caja de cartón y la hemos forrada de papel.

La forma que tenemos de funcionar con nuestro tablón es:

• En el lateral de la caja, vamos poniendo en continuo los post-it con todas las tareas pendientes.
• En la columna "pendiente" ponemos las más prioritarias para el día.
• Al final del desayuno asignamos a cada uno sus tareas.
• Durante el día, cada uno completa sus tareas y las pasas a la columna "terminado".
• Al final del día, revisamos el tablón y asignamos los puntos.

¿Puntos? ¿Qué puntos? Aquí es dónde viene el juego para que los niñ@s se motiven y lo pasen bien.

Hemos definido que cada tarjeta vale 2 puntos. También hemos establecido que si alguien se apunta para colaborar en una tarea que tiene otro, entonces se reparten los puntos entre los 2. Eso hace que nuestros hij@s se apunten de forma voluntaria para colaborar en algunas tareas que no podrían hacer solos.

Bueno… ¿y qué se hace con los puntos?

Nuestros hij@s han preparado una lista de los "premios" que les gustaría tener, teniendo en cuenta que estamos en cuarentena y que ir al cine no es una opción 😉

Luego hemos acordado con ellos los puntos a asignar a cada premio ¡Listo!

¿Cuáles son las ventajas de organizar la familia con un tablón Kanban?

Hasta aquí te he explicado como establecer un sencillo tablón Kanban para poder empezar a organizar las tareas de la casa. Para terminar, me gustaría recopilar los principales beneficios que te puede reportar:

• Definición en conjunto de las prioridades del día. Esto permite evitar que alguien se dedique a arreglar el cajón si la prioridad es limpiar el baño.
• Asignación de tareas a todos los miembros de la familia. Así evitas que una sola persona asuma el 90% de lo que hay que hacer en casa.
• Un sitio común para anotar todas las tareas pendientes de la casa.
• Una forma sencilla para cada uno de recordar lo que tiene que hacer.
• Una forma muy visual de ver el estado de cada una de las tareas de la casa y lo que queda por hacer.

Y de forma más especifica para los niñ@s, les ayuda a:

• Ser más responsables y autónomos en sus tareas.
• Ver que están contribuyendo al funcionamiento de la casa.
• Aprender a organizarse con una herramienta que les será útil para los estudios o el trabajo futuro.
• Colaborar con sus herman@s para las tareas y puntos.
• Trabajar la fuerza de voluntad, aprendiendo a resistir a las recompensas a corto plazo para poder tener un premio mejor más adelante. Si has leído mi artículo sobre el test de la golosina, estoy seguro de que sabes a que me refiero 😉

Conclusión

Existen muchas formas de organizarse en casa y cada familia debe encontrar la suya propia. La metodología que te explico en este post es algo distinta a lo que se suele hacer, es muy sencilla y da muy buenos resultados.

Ahora que estamos más tiempo que nunca en casa, puedes ser el momento ideal para probar nuevas formas de hacer las cosas 😉

Yo llevaba tiempo queriendo implantarlo en casa y ha coincidido durante el confinamiento la necesidad de implicar a mis hij@s con una mayor disponibilidad para ponerlo en marcha.