¿Cómo aplicar GTD en el día a día para ser más organizado?
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GTD en el día a día

¿Cómo aplicar GTD en el día a día para ser más organizado?

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¿Tienes claro cómo organizar tu día a día para avanzar en tus proyectos personales y profesionales con el mínimo estrés?

En este artículo quiero explicarte como es una semana en mi vida aplicando GTD. Si no sabes todavía lo que significa, te recomiendo empezar leyendo el artículo en el cual explico en detalle lo que es el método GTD. Este método de organización ha supuesto una pequeña revolución en mi vida, así que te recomiendo que le dediques unos minutos.

GTD Toma el control de tu vida

Con el tiempo he ido definiendo y ajustando mi organización semanal, con el objetivo de avanzar a nivel personal y profesional pero con poco estrés. Y la verdad es que estoy bastante contento con mi sistema actual que voy a compartir contigo en este artículo ¡Allá vamos!

Etapa 1: Planificación semanal

Mi semana, como la de todo el mundo, empieza el lunes. Pero realmente, todo se inicia al final de la semana anterior, con mi revisión semanal. Es el momento en el que reviso toda la información de la semana que se acaba y planifico la siguiente.

Planificación semanal con GTD

Os hablaré de la revisión más adelante, pero ahora os voy a comentar lo que hago durante la planificación:

  • Miro mi agenda de la semana siguiente para tener claro mis compromisos y ver si tengo que ajustar algo.
  • Reviso mis tareas, prestando especial atención a las que deberían finalizar durante la semana.
  • Reviso mi lista de proyectos en curso y decido los próximos pasos para seguir avanzando.  Te recuerdo que según GTD, un proyecto es cualquier cosa que requiera más de una acción.
  • Veo si tengo que crear algún proyecto nuevo.
  • Decido cuales van a ser mis tareas foco para la siguiente semana. Son las tareas que considero especialmente importante para seguir avanzando.

Durante esta revisión, presto especial atención a mis proyectos de vida, los que me ayudan a avanzar hacía mis objetivos. Si no estableciste todavía tu mapa de vida para este año, puedes descargar mi kit de herramientas para hacerlo.

DESCARGA AQUÍ LA PLANTILLA

Esta planificación, la hago cada domingo por la noche a nivel personal y el viernes en el trabajo. Cuando termino esta etapa, tengo una planificación clara en mi calendario y una lista de tareas actualizada. De esta forma establezco el rumbo de la semana siguiente, siempre alineado con mis objetivos.

Planificar para avanzar con rumbo

De paso, aprovecho para recordarte las aplicaciones que uso actualmente para mi sistema de organización:

  • A nivel personal: Google Calendar y Todoist para las tareas.
  • A nivel profesional: Outlook para calendario y tareas.

Etapa 2 - El día a día

1- Revisión de compromisos

Cada mañana, empiezo repasando mis compromisos. Para eso, sólo tengo que echar un vistazo a mi calendario y a mi lista de tareas personales para el día. Es lo primero que hago cuando termino mi rutina matutina.

De esta manera estoy al día con mis compromiso y evito el estrés que genera acordarse tarde de una reunión o una cita. Si leíste mi artículo sobre las claves para ser proactivo, sabrás la importancia de mantener los compromisos y promesas.

2- Tarea foco o tarea "roca"

Después de esto, empiezo mi día laboral. En la medida de lo posible, dedico mi primera hora a una de las tareas que he marcado como foco. Es lo que se suele denominar la "roca" del día. Como te indiqué más arriba, es una tarea que me permite avanzar en mis proyectos principales.

Si has leído mi artículo sobre la gestión del tiempo y la matriz de Eisenhower, sabrás que esta es una tarea del cuadrante 2 "No urgente pero importante". Es el cuadrante al cual las personas efectivas dedican la mayor parte de su tiempo.

Matriz de Covey importancia urgencia

Intento trabajar en esta tarea a primera hora del día porque es cuando estoy más fresco. Por otro lado, me aseguro así de dedicar algo de tiempo para avanzar en lo que es realmente importante para mí. Es la misma razón que me ha llevado a decidir estirarme y meditar cada mañana, dentro de mi rutina matutina.

Si lo dejo para más adelante es probable que las urgencias del día no me permitan dedicarle ni siquiera 10 minutos. Cuando ocurre eso, termino el día con la sensación de no haber hecho nada, aunque no haya parado. Es porque he dedicado mi día a las prioridades de otros.

3- Gestión del resto de tareas

Durante el resto del día, entre reunión y reunión, dedico un momento 2 o 3 veces al día para procesar el correo: contestar si es inmediato o crear nuevas tareas. Cuando termino, intento no volver a mirar el correo y centrarme en mi lista de tareas para ir avanzando en lo que pueda, priorizando las que tienen fecha fin para ese día.

Gestión de tareas con Todoist

En continuo, anoto cualquier nueva tarea que surja de una reunión, un email, una llamada telefónica… Lo mismo hago con todos mis apuntes que van directamente a mi bloc de notas.

Mi objetivo con eso es no guardar nada en mi cabeza, para no generar más estrés.

Al final del día de trabajo, me voy sabiendo exactamente lo que tenía que hacer y lo que dejo pendiente. Eso me da una gran tranquilidad.

Fuera del trabajo, cuando tengo un momento libre (lo que no ocurre a menudo), sólo tengo que mirar mi lista de tareas para ver lo que puedo y me apetece hacer.

Etapa 3 - Revisión semanal

Como te comentaba en el punto de planificación, termino la semana revisando y actualizando todo mi sistema de organización. Esto pasa por:

  • Poner orden en todas las notas que he recopilado durante la semana. Yo no uso apenas el papel y trabajo directamente en la aplicación OneNote, tanto personal como profesionalmente.
  • Revisar las tareas para marcar como completadas algunas que se me hayan escapado. También reviso las nuevas tareas que he creado a lo largo de la semana para ver si tengo que añadir algo.
Bloc de notas OneNote

Cuando termino de revisar la semana, tengo toda la información clara para empezar a planificar la semana siguiente. Vuelta a la Etapa 1 😉

Conclusión

Mi sistema de organización es lo que me permite estar al día con todos mis compromisos a la vez que avanzo en mis proyectos personales y profesionales. De esta manera, me aseguro que cada semana me acerca un poco más a mis objetivos anuales y a mi vida ideal.

Sin esta forma proactiva de gestionar mi tiempo y mi energía, mi semana se llenaría de muchas cosas muy importantes para otros pero no necesariamente para mi.

Además, el hecho de tener un buen control de lo que tengo que hacer me permite reducir el estrés.

Te dejo con una cita inspiradora y un consejo práctico.

Y recuerda ¡Decides tu vida si no quieres que otros decidan por ti!

¡Un abrazo! 

Sylvain

Lo que importa más nunca debe estar a merced de lo que importa menos. Goethe

Te toca a ti


Resérvate un momento para pensar en tu organización actual y responder a estas preguntas:

  • ¿Consigues dedicar tiempo a lo que es realmente importante para ti?
  • ¿Recuerdas siempre tus compromisos?
  • ¿Tienes una lista completa de lo que quieres hacer?
  • ¿Tu organización te ayuda a tener menos estrés?

Si contestaste que no a algunas de estas preguntas, entonces mira si puedes aprovechar algo de mi sistema para mejorar el tuyo.

Y si tienes algo que te funciona muy bien y que no tengo en mi sistema de organización, me encantaría leerlo en los comentarios 😉

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Sobre el autor de este post Sylvain

Hola, me llamo Sylvain Arzo. Soy francés y vivo en Sevilla desde 2007. Escribo en este blog para compartir reflexiones y consejos prácticos para tener una vida con más sentido y menos estrés ¿Te interesa?

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